Indhold
Email er blevet det foretrukne kommunikationsmiddel i erhvervslivet. Det er hurtigt, pålideligt og fungerer som en skriftlig dokumentation for de foretagne transaktioner. Indboksene er dog undertiden oversvømmet med spam, så det er vigtigt at få din email til at skille sig ud fra så mange andre, især hvis du forsøger at oprette et møde med nogen for første gang.
Vær direkte
Vær så direkte som muligt på tidspunktet for at skrive e-mailen og send det om muligt direkte til den person, du vil mødes med, og ikke til indbakken delt af afdelingen. Hvis dette er uundgåeligt, skal du sætte feltet "Emne" i den e-mail til hvem den er rettet. I emails krop går du direkte til punktet; redegør grunden til mødet og spørg om tilgængeligheden af den person, der skal møde dig. Hvis du tager en anden til mødet, bedes du lade dem vide i emailen. Forklar, hvad du er i stand til med mødet. Sig for eksempel at du vil fortælle målene for salg, eller hvem vil erstatte João da Silva i regnskabsføring.
Vælg det rigtige emne
Feltet "Emne" er det første, som personen læser, og det er normalt, hvad der afgør, om e-mailen åbnes eller ej. Derfor er det vigtigt, at dette felt ikke er for langt. E-mail-spørgsmål skal være korte og ligefrem - du kan altid diskutere flere detaljer i efterfølgende e-mails, hvis mødet er bekræftet.
Tjek din stavemåde
Der er aldrig for meget at styrke dette tip: Intet er værre for et første indtryk end e-mails med hyppige stavefejl, grammatik og tegnsætning. Disse fejl gør din email til en slags spam og øger chancerne for at blive sendt til bin. Mere omhyggelig forudgående e-mail-kontrol kan forhindre en masse hovedpine. Ideen er at bede en anden om at læse det og kontrollere denne type fejl, hvis modtageren er en meget vigtig kunde.
Vær høflig
At anmode om et møde med nogen handler om førstehåndsindtryk. Hvis det er første gang du kontakter personen, skal du bruge de mest uddannede sprogformer, du kan. Hold efternavnet og brug altid titler som Mr. eller Miss. I en første email skal du aldrig bruge "Hello" som en hilsen; dette gør dig til at se uprofessionel. I slutningen af e-mailen skal du altid sætte "Tak", "Hilsen" eller "Hilsner". Rettigheder er altid relevante i korrespondance via e-mail.
Diskuter mødeoplysninger
Ved e-mail skal du angive dato og klokkeslæt for mødet som om du gjorde det ved brev. Gør det klart, når du vil være et sted tæt på modtageren; for eksempel, på hvilke datoer du vil være i modtagerens by. Vær klar over, hvad du vil diskutere. For eksempel siger du, at du vil snakke om "salg af græsslåmaskiner i andet kvartal af året" giver modtageren en bedre ide om, hvad der vil blive diskuteret end en simpel "Salg".