Indhold
Microsoft Access bringer en SQL-database (Search Query Language) til små virksomheder. Dens fleksibilitet og kapaciteter giver tilstrækkelig computerkraft til en arbejdsgiver. Oprettelse af en lønningsliste i Microsoft Access er et godt værktøj til at spore medarbejderposter. Oprettelse af et komplet lønningssystem, der beregner bruttoløn, fradrag og nettoløn kræver en yderst sofistikeret databaseprogrammerer. En arbejdsgiver med mellemliggende til avancerede færdigheder i Access kan oprette et lønningsregistreringssystem.
retninger
-
Navngiv og opret en ny database i kommandoen "Ny" på fanen "File". Vælg fanen "Home", og der oprettes en ny tabel. Skift til "Design Mode".
-
Indtast "primærnøgle" -navnet i kolonnen "Feltnavn" i række 1. "Kode" er standard med "Automatisk nummerering" i kolonnen "Datatype". Du kan enten beholde eller skifte til en anden unik identifikator, som f.eks. Medarbejdernummer eller CPF. Datatypen kan opbevares som "Automatisk nummerering" eller ændres til en manuel post, så længe "Indekseret" egenskaben er indstillet til "Ja (Uautoriseret duplikering)".
-
Opret felter for alle oplysninger, der kræves til nye medarbejdere. Dette omfatter: 1. Navn og efternavn, initialer eller mellemnavne, hvis det ønskes 2. Bopæl og postadresse 3. Bolig-, kommercielt og mobilnummer 4. Antal føderale og statslige indkomstskatter tilbageholdt ved kilde 5. CPF 6. Kørekort eller anden identifikation 7. Et afkrydsningsfelt for at sikre, at kvalifikationen for "ansættelsesbevis" er blevet kontrolleret 8. En tekstboks til registrering af dokumenterne tjekket 9. Dato for påbegyndelse af ansættelsen 10. Dato for opsigelse (Udfyldes, når medarbejderen forlader virksomheden) 11. Løn 12. Jobtitel og anden information Ønsket af arbejdsgiveren Genoptagelse kan scannes og vedhæftes til registret, hvis det ønskes.
-
Tildel datatypen til hvert felt og indstil de ønskede egenskaber for at formatere tallene, indstille antallet af tegn, der er tilladt i et felt, og afgøre, om dataene skal indekseres. Når du opretter en database, er det også klogt at tilføje et beskrivelsesfelt, der definerer dets formål, for at stimulere hukommelsen senere, når databasen skal ændres eller ændres.
-
Gem tabellen ved at sætte navnet "Medarbejdere" eller et andet navn, der giver mening.
-
Vælg fanen "Opret" og klik på knappen "Formular" i "Forms" -gruppen. Tilføj alle eller nogle felter til formularen og gem det. Formater egenskaberne af felterne for at matche egenskaberne i tabellen. Gem igen, før du vender tilbage til "Form-tilstand" på "Vis" -knappen på fanen "Home". Brug formularen til at tilføje data.
-
Vælg fanen "Opret" og klik på knappen "Rapport" i gruppen "Rapporter". Tilføj alle eller nogle felter og skift til "Layout View". Ændr længden af kolonnerne og formater navnefelterne. Ændre skrifttyper og farver eller vælg et præformateret design fra menuen "Design". Gem rapporten. Rapportskabelonen giver dig mulighed for at udskrive lønningsrapporter.
-
Krypter databasen for større sikkerhed. Luk det og genåb i Eksklusiv tilstand ved hjælp af pilen på "Åbn" -knappen i vinduet "Åbn" og vælg "Åbn eksklusiv". Klik på fanen "File", vælg kommandoen "Information", og klik derefter på "Krypter med adgangskode" i "Information" panelet. Når dialogboksen "Set Database Password" vises, skal du angive et kodeord og indtaste det igen for at bekræfte. Klik på OK. Næste gang databasen åbnes, kræves adgangskoden. Skriv det i feltet Adgangskode, skriv det igen i feltet Bekræft, og klik derefter på OK.
tips
- Stærke adgangskoder er mindst otte tegn lange og indeholder tal, store og små bogstaver og et særligt tegn som "!" eller "&". Brug egenskaben "Label" til at angive felterne i fælles sprog. Omdøbe feltet "Fornavn" til "Fornavn" giver et mere professionelt udseende til rapporter. Der er online- og detaillønningsprogrammer, der styrer lønninger og lønseddelberegninger. Gør dette i Access kræver ekstremt sofistikeret programmering og forståelse ud over anvendelsesområdet for denne artikel.
advarsel
- Der er mange proprietære punktkontrol- og rabatarkløsninger til overkommelige priser til små virksomheder. I de fleste tilfælde er de meget enklere at bruge og kræver mindre tid at oprette end at oprette din egen database til lønningslisten.