Hvordan man skriver en politik og procedurer manual

Video.: BAKHSH PILOV Bukharian Jews 1000 year old RECIPE HOW TO COOK

Indhold

retninger
tips
advarsel
Hvad du har brug for

At skrive en politik og procedurer manual kan virke som en skræmmende opgave, hvilket kan være sandt, medmindre du tænker på visse variabler på forhånd. Oprettelse af lydplanlægning gør det lettere at oprette en politik og procedurhåndbog for leverandører, medarbejdere og ledere. Det konsekvente dokumentationssystem, der også letter udarbejdelsen af kontrakter, der overholder visse standarder, som f.eks. ISO9000.

retninger

Oprettelse af en politik og procedurer manual kan være vanskelig, hvis du ikke planlægger korrekt (manuel vogn med en avis i et lagerbillede af terex fra Fotolia.com)

Definer omfanget af dit projekt ved at høre andre selskabers regler. Sørg for, at en del af politikkerne eller procedurerne allerede er dokumenteret andetsteds og afgøre, om proceduren vil være specifik for virksomheden, regionen, divisionen, funktionen gruppen eller opgaven. Dette vil hjælpe dig med at definere de oprindelige og afsluttende parametre for anvendelsesområdet.
Bestem dokumenternes format. Konsolidere dem ved at kontrollere de vigtigste politiske dokumenter. Politikker har tendens til at være bredere, mens detaljerne i procedurernes opgaver tendens til at være mere specifikke.

I store virksomheder er det almindeligt at have fire eller flere niveauer af dokumentation med globale procedurer, der dækker alt, såsom etik, gaver, ejeroplysninger, e-mail-protokoller og opdelingsprocedurer, der omhandler miljø-, regerings- og medarbejderbestemmelser.

Procedurer vedrørende funktionelle grupper eller opgaver kan ændres i henhold til lokale operationer, men skal stadig opfylde kravene i de højeste niveauer af dokumenter. For eksempel kan du have tre forskellige reparationscentre, der opererer uafhængigt, men du skal handle på samme måde, når du udsteder ordrer til distributionscentret. Globale politikker vil være generelle, men de specifikke detaljer i processer relateret til hvordan hver centreringsspørgsmål forespørsler (hvem, hvornår, hvad og hvorfor) kan variere lidt. Stillinger og ansvar er normalt inkluderet i procedurerne.
Definer og profil alt, som vil blive inkluderet i policyhåndbogen. Begynd med trin i forbindelse med større procedurer som kundedesign, kvittering for købsordrer, fremstilling, inspektion, levering og produktindsamling.

Politikker er stive protokoller, der informerer de forventede beslutninger og ansvarsområder for medarbejdere i bestemte situationer. De er normalt relateret til love og lovgivningsmæssige overholdelse.

Procedurer er trin, der fremhæver en logisk rækkefølge af arrangementer, herunder værktøjer, kommunikation, processtrøm og nødvendige færdigheder.

Brug profilen som udgangspunkt for indekset.
Bestem, hvor oplysningerne skal gemmes og den udviklede revisionskontrol. Udvikling af en kontrol kontrol proces lige fra starten er vigtig, så ved at begynde at skrive og redigere, vil du kunne spore ændringer.

Revisionskontrolprocessen skal også have et niveau af autoritet og kontrol, således at alle involverede i processen ved, hvordan man kan foretage ændringer og implementere dem.

Lad aldrig flere versioner af det samme dokument redigeres samtidig, da dette kan medføre fremtidige problemer. Brug først-in, første-out-metoden og ændrer om nødvendigt igen for at holde styr på ændringer.
Opret skabeloner til procedurer, politikker og flowdiagrammer, så de, der skriver dokumentationen, ikke behøver at bekymre sig om formater.

Sæt sektioner i disse skabeloner, så forfatterne angiver andre dokumenter, værktøjer og links, der er nødvendige for at organisere dine materialer. Angiv formaterne og sørg for, at visse afsnit, som ordlisteord, skal indgå i hovedafsnittet eller dokumentet som reference. At give forfattere den bedst mulige vejledning om kravene vil reducere behovet for et nyt job senere.
Tildel redaktører og fagpersoner til at udvikle indholdet af hvert afsnit. Giv dem et eksempel for at se på den anmodede skabelon og fremhæve andre regler, såsom at skrive akronymer i deres helhed, hvor generaliserede eller detaljerede de skal være i at beskrive trinene i procedurerne.

Hvis der træffes beslutninger inden for procedurerne, fremhæv yderligere referencer og giv medarbejderne nok information med alle mulige veje for at hjælpe dem med at træffe velinformerede beslutninger. Punkter, der kræver beslutningstagning, er normalt, hvor procedurerne fejler, så prøv at være så klare som muligt på disse områder. Før du publicerer, validere proceduren med en person ved siden af dig for at følge hvert trin beskrevet og forsøge at identificere mulige problemer.
Tildel et revisionshold til at guide og redigere de endelige publikationer for at holde dokumentationssprog og detaljeringsniveau i overensstemmelse med de forskellige stadier af processen.

Løser uoverensstemmelser ved at forbedre trænings- og træningsmetoderne. Tildel en rimelig revisionscyklus (f.eks. 48 timer), så alle har samme forventninger med hensyn til prioriteter.
Tildel ansvaret for hver procedure og specificer autoritetsniveauer. Processen skal bygges ud over periodiske anmeldelser. Når folk forlader deres stillinger, skal nye ledere tildeles de respektive procedurer. For opdateringer og revisioner bør medarbejderne rådføre sig med politikeren om i fællesskab at kunne ændre politikker og procedurer, da situationen forbedrer eller ændrer sig.

tips

Hvis en opgave eller procedure udføres af mere end en person eller en gruppe, skal du standardisere den først og derefter dokumentere den.
Nogle kunder vil ikke lukke forretninger med virksomheder eller virksomheder, der ikke har ISO-standarder eller lignende regler for procesdokumentation som kundeservice, kontrakter, finansiering, opgørelse, kommunikation, kvalitet og juridiske dokumenter. ISO giver generelle og branchespecifikke skabeloner og træning til hurtig og nem oprettelse af politikker og procedurer og er en internationalt anerkendt standard.
Opret processer til uddannelse, træning og implementering af reviderede procedurer, som du har brug for dem. Ændring af en standard, som ingen konsulterer, vil ikke være til gavn for medarbejderne.

advarsel

Nogle administrationer foretrækker at give vage oplysninger om procedurer for at tillade fortolkning og minimere revisioner. Andre foretrækker at bruge detaljerede oplysninger, så medarbejderne fungerer bedre.
Brug detaljerne moderat, når der er diskussioner eller muligheden for forskellige fortolkninger af sprog eller indhold eller problemer med processen på grund af vage instruktioner, skal du gennemgå det specifikke afsnit for at afklare det.
Det er meget almindeligt, at politikker og procedurer går uden kontrol, duplikeres eller overflødiggøres eller bliver for detaljerede til at håndtere.
Brug indekser og prøv at minimere dobbeltarbejde ved at tildele personer til andre sektioner i andre områder efter behov.
Miljølovgivning er meget vigtig. Opret en proces til at guide nye procedurer, der gør det muligt for dem at blive arbejdet i en foreløbig tilstand, før de offentliggøres. Sørg for at træningen vil ramme med lanceringen af de nye procedurer, ellers vil der være kontrovers og frustration. Bede om hjælp fra eksperterne; dette vil undgå mange fingerspidser i fremtiden.