Indhold
For virksomheder er det vigtigt at besvare telefonen på en professionel og høflig måde. Telefonen er fortsat det primære kommunikationsmiddel mellem de fleste virksomheder og deres kunder. Hvis du læser nogle kundeanmeldelser til virksomheder, vil du bemærke, at de har tendens til at danne en generel mening om et firma efter hvordan de behandles i telefonen. Kunder træffer vurderinger baseret på antallet af ringe, før opkald besvares, hvordan de bliver mødt, hvor længe de venter, og om de er tilfredse i slutningen af opkaldet.
retninger
-
Besvar telefonen før den tredje ring. Da dette måske ikke er muligt hver gang, bør dette være det overordnede mål. Kunder ser det ikke som noget professionelt, når deres opkald ikke besvares hurtigt. Selvom du ikke kan besvare opkaldet straks, hilser du i det mindste kunden og beder dem vente et øjeblik.
-
Besvar telefonen professionelt. I de fleste virksomheder fungerer en standardhilsen godt, og du kan lave en overordnet politik, så alle opkald besvares på samme måde. Brug en simpel hilsen med dit firmanavn og spørg, hvordan du kan hjælpe. For eksempel kan du sige noget som om "God eftermiddag og tak for at kalde XXX. Hvordan kan jeg hjælpe dig?"
-
Lyt omhyggeligt, mens kunden taler. Kunder bliver vrede, når de tror, at personen ikke er opmærksom på hvad de siger eller skal gentage mange gange, hvad de lige sagde. Undgå at gøre andre aktiviteter mens du er i telefonen og give din fulde opmærksomhed til kunden.
-
Smil mens du taler. Når du smiler, synes det mere behageligt for telefonen, og kunderne reagerer positivt på det. Vær også altid god og høflig, selv når kunden er nervøs og ikke er rar.
-
Tal langsomt og tydeligt, når du forklarer noget for kunden. Kunderne ønsker ikke at blive forhastet, som om du forsøgte at lukke opkaldet med det samme. Det er især vigtigt at tale langsomt og tydeligt, når man forklarer lange processer eller forklarer virksomhedspolitikker. Du skal forklare alt i detaljer, så kunden forstår perfekt og er ikke tilbage i tvivl.