Indhold
En receptionist er som regel den første person, du ser, når du går ind i et kontormiljø. Hans primære rolle i enhver organisation, hvad enten det er offentligt, privat eller frivilligt, er at repræsentere organisationen professionelt for gæsterne, og samtidig yde støtte på indledende niveau med administrative opgaver, planlægning og andre opgaver. Receptionisterne kan blive i den administrative supportfunktion eller kan være nyuddannede på college, ivrige efter at lære om virksomhedens indre arbejde, hvor de er interesserede.
administrativ
Et af receptionistens mål er at støtte virksomhedens administrative funktion. Kopiering, arkivering og forberedelse af dokumenter samt arrangering af kontorartikler og levering af væsentlige forsyninger til dine overordnede. Det håndterer også indgående og udgående mail.
Kundeservice
Hovedformålet med dette erhverv er kundeservice. En receptionist svarer telefonen med en venlig og professionel hilsen og leder opkaldene til de interne dele. Besvarelse af generelle spørgsmål fra kunder og potentielle kunder om arbejdstimer, tilgængelige produkter, tjenester og gebyrer ligger også inden for rammerne af en receptionists opgaver.
Håndtering af aftaler
Et andet mål for en receptionist er at styre planlægningen for virksomheden. Den forvalter aftaleplanen, herunder nye forbehold, aflysninger og ændringer i aftaler. At have gode organisatoriske færdigheder og opmærksomhed på detaljer er vigtige færdigheder for denne professionelle.
Andre opgaver
Forberedelse af kontorkaffe, snacks og snacks til møder og opkald til teammedlemmer er eksempler på andre receptionistopgaver. I nogle kontorer indsamler receptionister midler til socialudvalget, leverer parkeringsbilletter og post om morgenen.