Sådan organiseres en medarbejders personlige rekord

Indhold

retninger
tips
advarsel
Hvad du har brug for

Det er vigtigt for en lille virksomhedsejer eller for personaleafdelingen at være et stort firma, at organisere alle filerne korrekt om medarbejderne. Der er nogle vigtige ting at holde i en grundlæggende personlig notering for hver medarbejder. På disse grundlæggende faner kan du adskille oplysninger i sektioner i stedet for at sætte alt i tilfældig rækkefølge. Derudover skal du tilføje filer efter behov for hver medarbejder og holde opdaterede filer til alle medarbejdere.

retninger

Lav separate poster for hver medarbejder og fil for I-9-formularer og for betalingsdata (Jupiterimages / Brand X Pictures / Getty Images)

Vælg en mappe, der kan gemme nok papir til hver medarbejdertoken. Brug en anden mappe til medarbejdermedicinske journaler. Hængende mapper kan være de bedste for disse. Derefter kan du integrere undermapper inde i dem og bruge faner mellem sektioner.
Den første mappe for hver medarbejder, den grundlæggende personlige fil, skal indeholde medarbejderens personlige oplysninger som adresse og nuværende telefonnummer. Bed medarbejderne om at opdatere disse oplysninger om nødvendigt hvert år, måske i begyndelsen af året eller under ansættelse. Nødkontaktoplysninger bør også opbevares her.
Hvis du opdeler de hængende mapper i sektioner, kan den anden sektion indeholde genoptagelsen og ansøgningen til jobbet samt henvisninger og arbejdsgiver-medarbejderkontrakter.
Sæt alle dokumenter underskrevet af medarbejderen, da han blev medlem af virksomheden i tredje afsnit. Normalt kan du finde formularer som W-4 gebyrformer, træning mod seksuelt misbrug, snupaftaler og medarbejderpolitisk viden her - men ikke I-9-formularen.
Sæt kommentarer om medarbejderen i et afsnit. Eventuelle afkast på en medarbejderanmeldelse bør bevares her. Inkluder dokumentation for lønforhøjelser eller disciplinære foranstaltninger. Opbevar kopier af relevante eksamensbeviser, certifikater eller træningsbekræftelser, som medarbejderen også modtog i denne mappe. Hold en sektion for forsikrings-, sundheds- og pensionskort.
Alle medicinske oplysninger skal opbevares i en separat mappe. Eventuelle oplysninger, der vedrører medarbejdernes helbred, bør opbevares her. Dette har at gøre med fortrolighed og kan ikke basere nogen forfremmelse eller andre personlige beslutninger om den pågældende persons sygehistorie, siger HRdirect.
Hold en tredje mappe til enhver medarbejder, der er skadet på filen. Her vil du placere ulykkesrapporter, arbejdstagerens erstatningskrav og andre lægejournaler.
Sæt alle I-9-formularer i dine separate mapper eller bindemidler, HRdirect-stater. Adskil I-9'erne fra gamle medarbejdere til de yngre.

Hvis du laver løn på dit kontor, skal du kun holde en lønningsliste.