Indhold
- Fremhæv vigtige bekymringer
- Giv specifikke eksempler
- Undgå følelsesmæssige sætninger
- Foreslå forbedringer
Det betyder ikke noget, om du arbejder i et virksomheds- eller detailmiljø, og hvis der er bekymringer for dit arbejde, skal du bringe dem til din chefs opmærksomhed. Hvis du viser dine bekymringer gennem et brev, kan din chef forstå præcis, hvad der foregår uden at give plads til fejlagtig fortolkning, da alle dine tanker og ideer vil blive udtrykt tydeligt. For at gøre dette skal du følge nogle retningslinjer for at sikre, at dine bekymringer behandles på en professionel måde.
Fremhæv vigtige bekymringer
I brevets første afsnit skal du forklare nøjagtigt, hvorfor du kontakter din chef. Brug de to første sætninger til at informere dig om jobproblemer og følg op med en direkte forklaring på, hvad der generer dig. I denne begyndelse er det vigtigt at fremhæve de vigtigste årsager til bekymring. For eksempel:
"Hej, Mr. Smith. Jeg skriver, fordi jeg har en række nedslående bekymringer over det landskabspleje, der er tildelt min afdeling. I al min observation bemærkede jeg meget trætte medarbejdere, der ankom efter timer og betjente maskiner uprofessionelt."
Giv specifikke eksempler
Når formålet med brevet er forklaret, kan du dykke ned i situationen ved at give specifikke eksempler. Dette giver dig en klar forståelse af situationen og reducerer sandsynligheden for, at dit brev går ubemærket hen. For eksempel:
"Den 1. marts 2011 ankom Jason S. Masters til arbejdspladsen kl. 10:45, halvanden time efter sin ankomsttid. Ved ankomsten syntes han at være alt for træt og begyndte at betjene maskinerne uden at udføre en scanning. I løbet af eftermiddagen bemærkede jeg flere medarbejdere, der arbejdede med tunge maskiner uden at bære hjelme eller bruge sikkerhedsforanstaltninger.
Undgå følelsesmæssige sætninger
Bliv ikke for følelsesladet under produktionen af brevet, da dette har en tendens til at reducere professionalisme og legitimitet af brevet. Sørg for, at alle instruktioner er baseret på fakta og fri for følelsesmæssige overtoner. Formålet med brevet er at give din chef de nødvendige oplysninger til at skitsere de nøjagtige årsager til bekymringen, så han kan tage skridt, hvis han finder det nødvendigt.
Foreslå forbedringer
I slutningen af brevet, kom med forslag til dine bekymringer. Sørg for, at de virkelig er forslag og ikke krav. Inden forslaget skal du bruge sætninger som "Tror du, det ville være bedre ..." eller "Måske vil det være nyttigt ...". Brug denne del af brevet til at præsentere dine ideer og afslut det med en mødeindkaldelse, så du kan diskutere dine bekymringer og udveksle ideer for at rette op på andre problemer.