Sådan skriver du et brev til en rapport

Indhold

retninger
Skriv et følgebrev til en rapport
Hvad du har brug for

Ofte i erhvervslivet er vi forpligtet til at medtage et følgebrev, der skal ledsage en større rapport, som kan mailes, leveres eller endda e-mailes. Et formelt følgebrev har et meget specifikt formål og bør skrives på en sådan måde, at det præsenterer og beskriver indholdet, gentager det fremtrædende tema i rapporten og angiver også de næste skridt eller handlinger, der skal træffes.

retninger

Hold en formel og respektfuld tone (Jupiterimages / Brand X Pictures / Getty Images)

Skriv et følgebrev til en rapport

Brug firmaets brevpapir til at udarbejde en brevet i en rapport i henseende til vigtigheden af ledsagedokumentet. Selvom du bruger et brevpapir, skal du behandle det som et brev, herunder et billede af firmaets logo på e-mail-siden.
Indtast datoen for dagen samt adresseoplysningerne, herunder for- og efternavne, titel, firmanavn, gadenavn og by og postnummer. Brug den "Kære" hilsen efterfulgt af en formel hilsen som forkortelserne herr eller fru, hvis personen er en fremmed eller "kære" med modtagerens fornavn eller efternavn, hvis personen er bekendt.
Erklære formålet med brevet i kropsafsnittet ved at bruge ord som "Dette brev giver (navnet på rapporten) til din anmeldelse eller kommentar (eller hvad som helst den handling du ønsker). rapporter så kortfattet som muligt - i højst en eller to sætninger.
Vær opmærksom på konklusionen af rapporten her, men gå ikke ud over indholdet af rapportens konklusioner. Du vil have læseren til at læse den faktiske rapport og ikke kun omskrivelsen. Brevet skal skærpe læsernes appetit for det, der findes i slutrapporten.
Lav en formel afslutning eller næste trin, hvor du angiver, hvad modtagerens påtænkte handlinger er. Vil du have dem til at videregive dokumentet fremad eller til at underskrive dokumentet eller at koordinere et større møde for at præsentere resultaterne? Vær meget specifik om de næste trin, såvel som dagen og datoen, hvis der er brug for akut handling.

Udfyld brevet med en formel hilsen, som hjerteligt, oprigtigt eller oprigtigt. Inkluder navn og titel på forfatteren af brevet. Angiv navnene på andre, der vil modtage rapporten og brevet i "Cc" -rummet (med kopi) i e-mailen.