Indhold
Når du skriver en email professionelt, kan du bruge det meste af tiden til at sikre, at alle oplysninger er inkluderet, at den er formateret korrekt, og at stavekontrollen er udført. Glem ikke lukningen af e-mailen. At skabe en professionel afslutning på e-mail kan gøre en enorm forskel i, hvordan personen får det. Lad modtageren få et godt indtryk af dig.
Kontaktoplysninger
Hvis du sender en professionel email for første gang, er det en god idé at afslutte det med dine kontaktoplysninger, ikke kun dit navn. Selv om modtageren automatisk får din adresse efter modtagelsen af e-mailen, skal du sørge for at tilbyde andre former for kontakt. Hvis du arbejder for et bestemt firma, skal du inkludere disse kontaktoplysninger, herunder en adresse. Giv dit telefonnummer direkte og angiv, om det er en mobiltelefon eller en fastnet. Hvis din virksomhed har en plante, skal du medtage filialen. Jo flere kontakter du forlader, desto bedre er chancerne for den person, der kommer i kontakt.
Forudsigelse af afskærmning
Leslie O'Flahavan, of Writing Matters, elsker at afslutte en professionel email med sætningen "Jeg ser frem til ...". Hun siger, at dette vil gentage formålet med e-mailen. Derudover sætter den også den, der har sendt dig e-mailen i en svarposition. Hvis du for eksempel sendte en email om et job, skal du ende med "Jeg glæder mig til at høre din beslutning om min ansøgning". Modtageren ved nu helt sikkert, hvad formålet med din email er.
Spørgsmål og bekymringer
Når du lukker en professionel email, skal du sørge for at tilbyde en invitation til et svar, f.eks. "Lad mig vide, hvis du har spørgsmål eller bekymringer om ...", da dette vil give modtageren et grønt lys til at reagere uden at føle sig som om det generede dig, eller at din email var meningen at være det sidste ord. Dette holder også samtalen flydende. Når du sender en e-mail, skal du sørge for, at alle involverede er på samme side, og at alle problemer og bekymringer er blevet behandlet.
overvejelser
Slutningen af en professionel email kan have et personligt præg, afhængigt af dit forhold til modtageren. Over tid kan en professionel kontakt blive en ven, så du kan afslutte en email med en intern joke eller endog en uafhængig historie. Men gør det ikke, før et venskabsforhold skabes. Afslutte en email med "Best regards" er et godt kompromis. Dette viser, at du ikke bare er forretningsforbindelse, men også en omsorgsfuld person. Vær ikke bange for at vise lidt høflighed i slutningen af en email, især hvis det er professionelt.