Indhold
Når man skriver en e-mail professionelt, kan man bruge det meste af tiden på at sikre sig, at hvert stykke information er inkluderet, at det er formateret korrekt, og at stavekontrollen er udført. Glem dog ikke at lukke e-mailen. Oprettelse af en professionel afslutning på e-mail kan gøre en enorm forskel i, hvordan en person modtager den. Lad modtageren have et godt indtryk af dig.
Kontakt information
Hvis du sender en professionel e-mail for første gang, er det en god ide at afslutte den med dine kontaktoplysninger, ikke kun dit navn. Selvom modtageren automatisk får din adresse efter modtagelse af e-mailen, skal du sørge for at tilbyde andre former for kontakt. Hvis du arbejder for en bestemt virksomhed, skal du medtage disse kontaktoplysninger, herunder en adresse. Angiv dit direkte telefonnummer, og angiv, om det er en mobiltelefon eller en fastnet. Hvis din virksomhed har et hovedkontor, skal du sørge for at medtage udvidelsen. Jo flere kontakter du forlader, jo bedre er personens chancer for at kontakte dig.
Forventning om lukning
Writing Matters 'Leslie O'Flahavan elsker at afslutte en professionel e-mail med sætningen "Jeg ser frem til ...". Hun siger, at dette vil gentage formålet med e-mailen. Derudover placerer den også den person, der sendte dig e-mailen, i en svarposition. For eksempel, hvis du har sendt en e-mail om en ledig stilling, skal den slutte med "Jeg ser frem til at høre din beslutning om min ansøgning". Modtageren ved nu med sikkerhed, hvad formålet med din e-mail er.
Problemer og bekymringer
Når du lukker en professionel e-mail, skal du sørge for at tilbyde en invitation til et svar, såsom "Giv mig besked, hvis du har spørgsmål eller bekymringer om ...", da dette vil give modtageren et grønt lys til at svare uden at føle som om det generede dig, eller at din e-mail var beregnet til at være det sidste ord. Dette holder også samtalen flydende. Når du sender en e-mail, skal du sørge for, at alle involverede er på samme side, og at alle spørgsmål og bekymringer er blevet behandlet.
Overvejelser
Afslutningen på en professionel e-mail kan have et personligt præg afhængigt af dit forhold til modtageren. Over tid kan en professionel kontakt blive en ven, så du kan afslutte en e-mail med en intern vittighed eller endda en uafhængig historie. Men gør ikke dette, før der oprettes et venskabsforhold. At afslutte en e-mail med "venlig hilsen" er et godt kompromis. Dette viser, at du ikke kun er et forretningsforhold, men en omsorgsfuld person. Vær ikke bange for at vise lidt høflighed i slutningen af en e-mail, især hvis den er professionel.