Indhold
- Modtagelse af opkald
- Identificer den, der ringer op
- Overførsel af opkald til den relevante person på kontoret
- Afslutning af opkaldet
Indledende kommunikation mellem en potentiel kunde og et advokatfirma udføres normalt telefonisk og med en receptionist. Derfor er det vigtigt, at firmaets receptionist altid er professionel og høflig. Opretholdelse af professionalisme kan nogle gange være en udfordring, især for receptionister, der deltager i et stort antal opkald dagligt, men der er visse principper, som du altid bør følge, når du besvarer opkald hos et advokatfirma.
Modtagelse af opkald
Besvar hvert opkald ved at sige navnet på advokatfirmaet, dit navn, og find derefter hvem der ringer og spørg, "Hvordan kan jeg hjælpe dig?" For eksempel: "God morgen, dette er lovkontoret for X og Y, Jane taler, hvem snakker jeg med?" Når du har identificeret opkalderen ved navn, spørg, "Hvordan kan jeg hjælpe dig i dag Mrs. Z," Husk at henvise klienten til navn for resten af samtalen. Noteringer under hvert opkald kan være nyttige, især med hensyn til navne. Hold en positiv tone under samtalen, vær tålmodig og aldrig miste dit temperament. Undgå at bruge jargon, slang eller ikke-ord som "aham" og "hum".
Identificer den, der ringer op
Det er meget vigtigt at lytte omhyggeligt til, hvad den potentielle kunde skal opfylde dine behov og give de ønskede oplysninger på en klar og præcis måde. I hvert opkald er der nogen, der søger information eller en bestemt person.
Overførsel af opkald til den relevante person på kontoret
Hvis du har brug for at overføre opkaldet til en advokat, skal du bede klienten om at vente på overførslen på linjen. Kontakt derefter advokaten og offentliggør opkaldet efter kundens navn og formål med opkaldet, så foretag overførslen, hvis advokaten er tilgængelig. Lad kunden ikke vente på linjen i mere end 45 sekunder. Efter denne periode spørg, om kunden foretrækker at fortsætte med at vente, hvis han gerne vil have det, når advokaten returnerer opkaldet eller hvis han foretrækker at ringe senere.
Afslutning af opkaldet
Før du slukker, spørg telefonen, om du kan hjælpe med noget andet og takke kunden for at ringe til advokatfirmaet. Det er sjældent for en receptionist at overbevise den potentielle kunde om at ansætte tjenesten, men det er meget almindeligt, at klienten går tabt af en dårlig, uhøflig eller uprofessionel service.