Indhold
Forskellene mellem forretningsbreve og mindre formelle eller personlige breve kan findes i begge strukturer i hver. Uformelle personlige breve tillader afsenderens skøn i forhold til dispositionen af elementerne og andre genstande i brevet. På den anden side skal forretningsbreve følge strenge standarder for stil og form. Nøgleelementerne, såsom layout, afsnitsstruktur og teknisk formatering, skelner mellem et passende forretningsbrev og et uformelt brev.
Sidehoved og lukning
Overskriften på et forretningsbrev skal indeholde afsenderens navn, adresse og dato. Retfærdiggør overskriften i venstre margen, og vælg et enkelt mellemrum til informationen. Modtagerens kontaktoplysninger skal være adskilt fra overskriften med et enkelt mellemrum og omfatte modtagerens fulde navn og adresse inklusive postnummer. En person, der skriver et uformelt brev, kan vælge kun at bruge en hilsen i brevets overskrift. At lukke et forretningsbrev kræver en farvelhilsen og en underskrift. Ofte inkluderer et forretningsbrev signaturen samt afsenderens navn, der er skrevet under den, og eventuelle legitimationsoplysninger eller titler, som forfatteren har. Brug fire mellemrum mellem farvelhilsen og det indtastede navn til den håndskrevne underskrift. Afsenderens navn og en mindre formel hilsen er nok, når et personligt brev slutter.
Brødtekststil
Personlige breve af uformel karakter kan arbejdes uden de stilistiske begrænsninger i et forretningsbrev. Afsenderen kan vælge en stil eller tone, der passer til de normale karakteristika ved interaktion med modtageren. I et forretningsbrev skal stilen være i overensstemmelse med brevets intention. Forretningsbreve designet til at gøre modtageren fortrolig med afsenderen eller forretningstjenesterne skal begynde med en introduktion. Afsenderen skal derefter bruge tekstbalancen til at informere modtageren om brevets hensigt eller anmodning om handling. For eksempel skal et salgsbrev introducere sælgeren og produktet, dirigere hvordan produktet vil tjene modtageren og til sidst opfordre læseren til handling - at købe produktet eller tjenesten.
Tekniske forskelle i format
Standardtekniske standarder for forretningsbreve inkluderer 2 cm margener på siderne med et 2,5 cm mellemrum øverst og nederst på siden. Datoer for forretningsbreve skal staves ud, ikke forkortes, og inkluderer måned, dag og år. Afsendere skal bruge passende titler i forretningsbreve, men undgå afskedigelser. Modtagerens fulde navn skal vises i hilsenen med et kolon i et forretningsbrev. Det personlige brev kan indeholde et for- eller titel- og efternavn efterfulgt af et komma. Der skal være et mellemrum mellem titlen, kontaktoplysninger til forfatteren og indledende hilsen. Et mellemrum er også standard mellem hilsenen og hvert af afsnittene i brevet. Brug 12-punkts serif-skrifttyper, såsom Times New Roman, i et forretningsbrev og med et mellemrum mellem teksten. Forretningsbreve skal altid indtastes, men at gøre dem håndskrevne tilføjer et personligt præg.
Vigtige spørgsmål vedrørende efterordet
Efter lukningen skal forretningsbreve indeholde passende stillinger, såsom frigivelse af kopier. En "cc:" betyder, at brevet også blev videresendt til andre mennesker. Efterordet er også det rette sted for notationen af materiale, der er inkluderet i et forretningsbrev. Det ledsagende dokument skal henvises til, som varer inkluderet efter den afsluttende underskrift, med nummeret og arten af boksmønsteret i et forretningsbrev.