Indhold
At tage tid til at skrive en medarbejderuddannelsesmanual kan virke som en opgave. Brug af Microsoft Word 2007-værktøjer gør denne proces lettere. Før du begynder at skrive, skal du planlægge noget. Beslut hvilke opgaver dine medarbejdere skal udføre, og hvilke der kan beskrives for at hjælpe dem. Planlæg, i hvilken situation du vil bruge manualen, hvad enten det er i en ansigt til ansigt-klasse eller på en selvstyret tur. Når du først har en idé om, hvilken slags manual du har brug for, er der nogle værktøjer, du kan bruge til at gøre din idé til virkelighed.
Forberedelse
Trin 1
Brug grænseværktøjet i Word til at oprette en liste over opgaver på flere niveauer, som medarbejderen skal lære. Denne proces hjælper dig med at bestemme, hvor lang din manual vil være, og hjælper med at opdele arbejdet i mindre dele, lettere at forklare for medarbejderne. For at bruge kantværktøjet i Word skal du starte med et tomt dokument og vælge "Hjem". I gruppen "Afsnit" er der 3 knapper: punkter, tal og liste over flere niveauer. Vælg "liste over flere niveauer", eller du kan klikke på pil ned for at vælge en liste over kantindstillinger. Du kan også oprette din egen. Skriv dine parametre. Gå til det næste niveau på din liste over flere niveauer ved at trykke på "Tab". for at gå tilbage skal du trykke på "Skift + Tab". Skriv trin for træning og anden information for at forklare dine medarbejdere, hvordan de udfører de opgaver, der kræves på jobbet.
Trin 2
Brug sidehoved- og sidefodsfunktionerne i Word til at tilføje sidetal, sektionsindhold og en titel for hver side i dokumentet. Overskrifter og sidefødder er vigtige visuelle referencer for medarbejderen at vide, hvor han er i træningsmanualen. Når du træner, hjælper tilføjelse af tal til siderne med at relatere bestemte sider til nogle fag. Klik på "Indsæt fane", og vælg derefter "Sidehoved" i sektionen sidehoved og sidefod. Du har muligheder for overskriftstypografier, eller du kan oprette din egen. Overskriften vises på hver side i din manual, eller du kan ændre den, så den kun vises på modsatte sider, så din manual følger en boglinje. Sidefod vises nederst på siden og bruges generelt til at vise sidenummer, datoer og brugeroplysninger. Klik på "Sidefod" i sektionen sidehoveder og sidefødder, og som du gjorde tidligere, har du flere typer at vælge imellem.
Trin 3
Tilføj et omslag for at skelne dit træningsmateriale fra andre emner, du udleverer til dine medarbejdere, såsom en medarbejdervejledning. Opret dit eget omslag ved at klikke på "Indsæt fane" og derefter "Omslag" i sidesektionen. Du vil se en række dækningsstile, som du kan vælge mellem eller oprette din egen. Giv din manual en beskrivende titel; inkluderer oprettelsesdatoen og forfatterne, da disse manualer ofte produceres i grupper.
Trin 4
Tilføj overskrifter for at hjælpe dig med at oprette en indholdsfortegnelse til dit træningsdokument. Dette hjælper også med at organisere visuelt for at lette din medarbejders brug. Opret forskellige overskriftsformer for hvert emne ved hjælp af den foruddannede ramme (denne overskrift er ikke den samme som den øverst på siden). Overskriftsformater er skrifttypestilarter, som du bruger til at angive forskellige træningssektioner samt forskellige underafsnit.
Hvis du skriver en vejledning om, hvordan du skriver virksomhedskorrespondance, skal din overskrift 1 være "Hvordan man skriver et virksomhedsbrev", og så kan underteksten være "Hvad skal man medtage". For at markere overskrift 1 og 2 skal du vælge "Hjem" og i stilsektionen vil du se et antal forskellige stilarter, som du kan vælge imellem, herunder overskrift 1, overskrift 2, billedtekst osv. Vælg den ønskede tekst som første overskrift 1, og klik på afsnittet "Overskrift 1" for at angive dens betydning. Klik på det næste afsnit for at oprette dit overskrift 2. Følg hele rammen, vælg overskrift 1 og 2. Disse vil blive inkluderet i din indholdsfortegnelse, når du er færdig.
Trin 5
Tilføj en tabel og indhold (TDC) for at hjælpe din medarbejder med at finde de oplysninger, de muligvis har brug for, når det er relevant. Hvis du allerede har tilføjet de primære og sekundære overskrifter til dit dokument, så lad Word udføre arbejdet og oprette TDC for dig. Klik i begyndelsen af dokumentet, hvor du ønsker, at TDC skal vises (normalt efter omslaget), og klik på "Referencer" og derefter "Indholdsfortegnelse" i sektionen homonym. Du vil se en liste over automatiske tabeller, som du kan bruge. Klik på et af de automatiske valg, og din TDC skal vises ved hjælp af de forudvalgte overskrifter.
Trin 6
Organiser dine overskrifter og sektioner i din træningsmanual i en trinvis rækkefølge. Det sidste og mest vigtige afsnit i manualen skal være indekset. Jo mere komplet dit indeks er, desto lettere kan den studerende finde svar ved sidenummeret senere. For at oprette et indeks skal du vælge et ord, du vil indsætte. Klik på "Referencer" og derefter "Tjek ind" for at fortsætte med at gøre dette for hver vare, du vil føje til indekset. Når du er færdig, skal du rulle ned til slutningen af din træningsmanual og tilføje indekset ved at klikke på "Referencer" og derefter "Indsæt indeks".
Trin 7
Kontroller stavningen, og gem din fil. Når du har oprettet den første træningsmanual, kan du gøre det til en model for andre manualer ved at klikke på "Åbn" og derefter "Gem som", når dialogboksen vises. Klik på pilen i afsnittet "Gem som type" for at ned og vælg "Word-skabelon (.dotx)", og så kan du genbruge dit arbejde i andre træningsmanualer.