Indhold
Kundebrev følger generelt specifikke formater og ser godt planlagt og professionelt ud. De har elementer, der er universelle, som hilsner og lukninger. Dem, der taler om faktureringsprocedurer, indeholder oplysninger om en virksomheds betalingspolitikker og beskriver, hvordan kunder skal betale deres regninger. Ændringer i disse politikker skal meddeles med brev sendt til kunden med en skriftlig meddelelse om de ændringer, der er sket.
Åbning
Brevets åbning indeholder datoen for dets skrivning, modtagerens kontaktoplysninger og en hilsen. Sektionen af brevet med hilsenen "Kære kunde" vil blive skrevet med dobbelt mellemrum under kundens kontaktoplysninger. Hilsenen henvender sig korrekt til kunden med titler som Mr. eller Mrs. og efternavnet.
Formålet med brevet
Formålet med afsnittet informerer din kunde om, at du skriver for at fortælle dem, at der vil ske ændringer i faktureringssystemet. Dette afsnit bør også omfatte garantier for, at dette brev ikke er en regning.
Virkninger på forbrugeren
Effektafsnittet er detaljeret og viser de måder, hvorpå de ændringer, din virksomhed gennemfører, vil påvirke kunden. Disse effekter kan omfatte en ny faktureringsadresse, som betalinger skal sendes til, eller nye faktureringsdatoer. Disse ændringer skal skrives positivt og til fordel for kunden. Hver ændring skal beskrives som en fordel for kunden såvel som for din virksomhed.
Lukning
Afslutningsafsnittet skal indeholde din afsluttende erklæring til kunden, såsom "Tak for din protektion", "Med venlig hilsen" eller et simpelt "Tak". Det inkluderer dit indtastede navn, din signatur og kontaktoplysninger. En e-mail-adresse skal også medtages, for at kunder kan kontakte dig, hvis de har spørgsmål.