Indhold
- ansvar
- Optag vedligeholdelse
- Forsikring og link bygning
- Asset Registrations and Custody
- Ansvar for beslægtede transaktioner
- Teknologiske kontroller
- Uafhængig kritisk gennemgang
Ved oprettelse af et regnskabssystem bør virksomheder og nonprofitorganisationer etablere rammer for intern kontrol. Denne proces hjælper med at sikre, at systemet fungerer godt, og at alle involverede medarbejdere klarer sig som forventet. At have et væsentligt erhvervspapir giver rimelig sikkerhed ved at reducere sandsynligheden for fejl og sikre organisationens aktiver. På grund af deres betydning bør virksomheder overveje de grundlæggende principper for intern kontrol.
ansvar
Virksomheder bør klart fastlægge ansvar. At tildele specifikke forpligtelser til enkeltpersoner sikrer, at de forstår deres rolle i at opretholde intern kontrol. Hvis et ansvar systematisk overses, er et effektivt internt kontrolsystem i stand til at identificere den medarbejder, der ikke udfører den opgave, der er tildelt ham.
Optag vedligeholdelse
Hukommelse er ikke et ufeilbart værktøj, især når det kommer til store mængder information eller transaktioner. At have ordentlige procedurer for registrering vil gøre det muligt for virksomheder at få en nøjagtig historie med transaktioner. Med denne information tilgængelig kan virksomheden derefter høre dem senere, hvis det er nødvendigt at løse et problem eller afklare eventuelle tvivl.
Forsikring og link bygning
Desværre kan det bedste interne kontrolsystem ikke forhindre tab af et aktiv. Ved at sikre et godt og skabe en bånd med sine medarbejdere sikrer en organisation, at det vil blive refunderet, hvis det bliver stjålet eller på anden måde afledt.
Asset Registrations and Custody
I et internt kontrolsystem er personer, der har fysisk adgang til kassereren og andre aktiver, ikke de samme personer, der holder dokumenterne relateret til dem. Hvis for eksempel den medarbejder, der er ansvarlig for at holde kasserne for små udgifter, er den samme, der kontrollerer kontantindtægterne og udbetalingerne, forfalskning af journaler, og omlægning af midler ville blive lettere. Den person, der er ansvarlig for opretholdelsen af aktivernes optegnelser, bør ikke have adgang til de aktiver, den kontrollerer.
Ansvar for beslægtede transaktioner
Nogle gange skal flere opgaver udfyldes, inden en enkelt transaktion er færdiggjort. I dette tilfælde er det vigtigt, at hver aktivitet, der udfører operationen, udføres af forskellige arbejdstagere. Dette sikrer mere end en persons engagement i opgaven og øger chancerne for at fejl eller svigagtige handlinger bliver opdaget.
Teknologiske kontroller
Alarmer, elektroniske adgangstaster og andre sikkerhedsfunktioner kan hjælpe med at beskytte en virksomheds aktiver. Teknologien tilbyder ofte langt flere kontrolmuligheder og kan bruges 24 timer i døgnet uden behov for ekstra personaleomkostninger eller afbrydelser. Smarte virksomheder øger deres interne kontrolsystemer ved at investere i effektive, billige teknologier.
Uafhængig kritisk gennemgang
Virksomheder bør regelmæssigt gennemgå deres interne kontrolsystemer. Den person, der er ansvarlig for gennemførelsen af denne evaluering, kan ikke udføre noget af det arbejde, der skal verificeres. En uafhængig vurderer er ideel til denne funktion, fordi den objektivt kan dokumentere det arbejde, der udføres i den interne kontrolproces, og har ingen grund til at dække fejl eller være alt for optimistisk over procedurerne.