Indhold
De fleste virksomheder, hvad enten de er små eller store, har en reception eller reception. Standard arbejdsprocedurer for en medarbejder, der beskæftiger sig med kundeservice, består af pligter og ansvar, som forbedrer virksomhedens samlede effektivitet. Disse medarbejdere skal fuldt ud forstå alle aspekter af deres rolle for at kunne opfylde deres rolle på bedst mulig måde.
Tjene som gateway
Den vigtigste rolle, som en modtagende medarbejder spiller, er "gateway" eller gatekeeper. Du er den første person, kunderne ser ved ankomsten, og som regel den første person, de snakker med, når de ringer til kontoret. Du bør være venlig og høflig over for kunderne, men også bevare deres autoritet. Din holdning vil reflektere positivt eller negativt på virksomheden som helhed, og du bør altid holde dette i tankerne. Det er dit ansvar at sikre, at overordnede kun modtager de personer, de har tid til at modtage og med hvem de vil tale med. Altid behandle personen direkte og passende; du skal måske fortælle nogen, at han har brug for at forlade en besked, eller at han skal sidde og vente.
Rutinemæssige opgaver
På de fleste kontorer skal receptionisten håndtere de daglige aktiviteter som administration af e-mail, lytte til telefonsvarer, forberedelse af pengepung, vandingsanlæg og genopfyldningstabeller. Ved at holde en liste over alle dagens opgaver kan du forhindre dig i at glemme noget. Det er også nyttigt at opretholde en adressebog med vigtige og hyppigt anvendte tal, fordi det ofte er ansvaret for opkaldet til at ringe vedligeholdelse, it og forskellige andre mennesker igennem dagen, hvor der opstår problemer.
Organisering af dagsordenen for forpligtelser
Endelig er modtagelsen, hvor dagsordenen opretholdes, medmindre dette arbejde er blevet delegeret til en anden medarbejder, som f.eks. Chefens assistent. Vær altid opmærksom på kommende aktiviteter og aflyste aftaler. Husk at notere navnene og antallet af personer, der ønsker at lave en aftale på dage, der er fulde, i tilfælde af aflysning. Nogle gange kan det være nødvendigt at lave foreløbige udnævnelser, i hvilket tilfælde bare lægge en post-it på tidsplanen. Husk altid at bruge blyanter, da det gør det lettere at slette og dække i tilfælde af tidsændringer.
