Sådan skriver du en memo-stil rapport

Indhold

• retninger
• Planlæg rapporten
• Skriv rapporten
• Udfyld rapporten
• tips

Memo-stil rapporter er egnede til korte dokumenter (mindre end ti sider), der vil blive distribueret i organisationen. Eksempelvis er salgsrapporter og projektanalysedokumenter kandidater til memoformatet. De kræver ikke al den pomp og introduktion, som formelle rapporter kræver. Dette vedrører hovedsagelig rapporter distribueret ugentligt, månedligt eller hver fjerde måned. På trods af dette skal du tage samme forsigtighed som du ville med enhver virksomhedskorrespondance, når du planlægger, skriver og udarbejder en memo-stilrapport.

retninger

Brug memo-stil rapporter til rutine meddelelser (memo billede af Angie Lingnau fra Fotolia.com)

Planlæg rapporten

1. Spor de emner, rapporten skal dække. Tag læsernes synspunkt og sørg for at inkludere alle de oplysninger, de har brug for eller ønsker.

2. Søg efter din rapport. Saml alle relevante oplysninger, der er nødvendige for at dække emnerne i trin 1.

3. Opret visuel støtte for at illustrere de data, du har indsamlet. Giv hvert billede en relevant titel og en billedtekst.

4. Gennemgå din søgning og beslutte hvilke titler du vil bruge til at opdele og præsentere din rapport. Dens format og indhold bestemmer titlerne i afsnittene. Det giver for eksempel mening, at en salgsrapport indeholder et afsnit for hver salgsregion eller produktlinje.

   
   

Skriv rapporten

1. Skriv krop af din rapport, så du holder din læser i tankerne. Indsæt visuel støtte, hvor det er relevant.

2. Skriv et administrativt resume, der giver læsere et kort overblik over vigtige punkter i rapporten.

3. Opret et indeks, der angiver, hvor de specifikke afsnit starter.

4. Lav et illustrationbord, der gør det muligt for læsere at vide, hvor hvert diagram, figur eller bord kan findes.

5. Skriv et transmissionsmemo. Hvis din virksomhed bruger udskrevne notater eller en skabelon, skal du bruge dem. Ellers skal du bruge et simpelt format. Sørg for at inkludere overskrifter og "fra", "til", emne og dato felter.

Udfyld rapporten

1. Sammenlæg den komplette rapport og placere de dele, du oprettede i følgende rækkefølge: overførselsnotat, indholdsfortegnelse, liste over illustrationer, administrativt resume, rapportorgan.

   
   

2. Bed en ven eller kollega om at gennemgå din rapport.

3. Lav de nødvendige korrektioner.

tips

• Hvis din rapport går til flere modtagere, kan du oprette en distributionsliste i stedet for at inkludere alle navne i transmissionsnotatet. Angiv navnene alfabetisk eller sæt navne på de vigtigste personer øverst på listen. Lav dit broadcast memo som om det var dækket af et CV. Skriv som om du leverede rapporten personligt til læseren. Populære titler for rapporter omfatter: Introduktion, Problemanalyse, Mål, Anbefalinger, Tendenser, Tidslinje og Projektmilestre, Alternative Metoder og Omkostninger.