Hvordan man skriver et formelt memo med lukning og initialer

Video.: Gør-det-selv hjemmeisolering med flydende skum

Indhold

retninger
tips
advarsel
Hvad du har brug for

Skrive et formelt notat er en effektiv måde at kommunikere i et firma. Skriv notatet med en autoritativ stemme, men du vil informere i stedet for at skræmme læseren. Yderligere oplysninger i memorandummet er kendt som en vedhæftet fil, og lukninger er typisk inkluderet i brevet. Et formelt notat indeholder specifikke afsnit og forfatterens og hjælperens initialer i slutningen. Mens de fleste notater er en side eller mindre, skal du sørge for at inkludere et resumé i slutningen, hvis du har mere end en side.

retninger

Et formelt notat følger et bestemt format (Memo billede af firelover123 fra Fotolia.com)

I begyndelsen af notatet indgår afsnittene "Til", "Fra" og "Emne". Hvis du vil medtage vedhæftede filer, skal du bestemme, hvem der skal modtage disse vedhæftede filer, og som kun behøver en kopi af notatet, gøre alle opmærksomme på de oplysninger og vedhæftede filer, der er blevet distribueret (for eksempel skal den person, der oprettede vedhæftet fil, ikke modtage den, det). Medtag navnet på alle, der vil modtage dokumentet i "Til" -overskriften. Inkluder hvem du vil kopiere i "CC" i slutnotatet. Nogle mennesker kan modtage dokumentet privat og tilføjes som en "skjult kopi". De vil modtage en kopi af notatet, men vil ikke blive angivet i "Til" eller "CC".
Skriv memohuset tydeligt og kortfattet. Brug retfærdigt og formelt sprog, men hold memoet væk fra en skræmmende eller nedsættende tone. Større dokumenter skal indeholde flere afsnit for at gøre dem nemmere at læse.
Udfyld notatet med forfatterens initialer efterfulgt af hjælperens initialer efter et skråstreg ("XX / aa"). Forfatterens initialer skal være i store bogstaver, og de af hjælperen i små bogstaver. To linjer nedenfor skal læses ordet "Vedhæftede filer (x)" med antallet af vedhæftede filer, der er inkluderet mellem parenteserne. Indtast derefter de personer, du vil have, at de modtager en kopi af, i listformat. De, der vil modtage ved skjult kopi, skal være håndskrevne i deres eksemplarer. Glem ikke at inkludere "CCO", så de ved, at den blev kopieret anonymt. Forfatteren af notatet skal være det første i afsnittet "Fra".

tips

Gem en eller to ekstra kopier af notatet i en fil med vedhæftningerne, hvis der skal tilføjes nogen til distributionslisten.
Gennemgå notatet for typografiske fejl, som stavekontroller ikke identificerer.
De fleste tekstbehandlingsprogrammer indeholder en memo skabelon, hvis din virksomhed ikke har angivet en til brug.

advarsel

Sørg for at inkludere alle modtagere i afsnittet "Til" i notatet.
Notater skal kun bruges til intern virksomhedskommunikation. Kommunikation med leverandører eller kunder skal skrives i brevformat.