Indhold
Ofte er vi i erhvervslivet forpligtet til at medtage et følgebrev, der skal ledsage en større rapport, som kan sendes med posten, speciel levering eller endda e-mail. Et formelt følgebrev har et meget specifikt formål og skal skrives på en sådan måde, at det præsenterer og beskriver indholdet, gentager rapportens fremtrædende tema og angiver også de næste skridt eller handlinger, der skal tages.
Skriv et følgebrev
Trin 1
Brug firmaets brevpapir til at sammensætte præsentationsbrevet for en rapport under hensyntagen til vigtigheden af ledsagedokumentet. Selvom du bruger brevhoved-e-mail, skal du behandle det som et papirbrev, inklusive et billede af firmaets logo på e-mail-siden.
Trin 2
Inkluder datoen på dagen samt adresseoplysninger, herunder for- og efternavne, titel, firmanavn, gade- og byadresse og postnummer. Brug hilsen "Caro" efterfulgt af en formel hilsen, såsom forkortelserne Mr. eller Mrs. hvis personen er en fremmed eller "Caro" med modtagerens for- eller efternavn, hvis personen er en bekendt.
Trin 3
Angiv formålet med brevet i brødteksten ved hjælp af ord som "Dette brev giver (betegnelsens navn) til din gennemgang eller kommentar (eller hvilken som helst handling der ønskes). Benyt denne mulighed til at opsummere emnet for rapporten. Prøv at opsummere formålet med rapporten så kortfattet som muligt - højst i en eller to sætninger.
Trin 4
Bemærk rapportens konklusion her, men kom ikke ind i hjertet af rapportens konklusioner. Du vil have læseren til at læse den aktuelle rapport og ikke kun følgebrevet. Brevet skal vække læserenes lyst til, hvad der findes i den endelige rapport.
Trin 5
Lav en formel afslutningssektion eller næste trin, hvor du angiver, hvad modtagerens ønskede handlinger er. Vil du have dem til at videresende dokumentet eller underskrive dokumentet eller koordinere et større møde for at præsentere resultaterne? Vær meget specifik med hensyn til de næste trin såvel som dag og dato, hvis der er behov for hastende handling.
Afslut følgebrevet med en formel hilsen, så hjerteligt, oprigtigt eller tankevækkende. Inkluder navnet og titlen på brevets forfatter. Angiv navnene på de andre personer, der vil modtage rapporten og følgebrevet i "Cc" -rummet (med kopi) i e-mailen.