Indhold
De notater, du skriver som revisor, fortæller dig meget om din erhvervserfaring og din troværdighed. Revisorer er ansvarlige for at skrive alle former for notater, herunder de uformelle for kollegaer og vejledere, de formelle for de afdelinger og fakturaerne for klienterne. Et dårligt skrevet notatbog kan forvirre modtagerne og skade din virksomheds prestige. At lære at skrive regnskabsmeddelelser med klarhed og nøjagtighed er nøglen til effektiv erhvervskommunikation og etablering af et godt omdømme inden for din organisation.
retninger
-
Bestem publikum og formålet med dit notat. De fleste af dem er vant til at henlede opmærksomheden på problemer, tilbyde løsninger, kommunikere virksomhedens officielle mål eller formidle nye oplysninger. Send ikke et notat til et helt kontor, hvis det kun vedrører en afdeling. Overvej også materialets følsomhed og om oplysningerne bliver bedre overført gennem et officielt memorandum eller kommunikeres personligt.
-
Format memo header ved hjælp af følgende afsnit: TIL: (modtager navn og titel), DE: (dit navn og titel), DATO: (fuldstændig og aktuel dato) og SUBJECT: (hvad notatet handler om).
Sørg for, at modtagere behandles med det rigtige navn og formelle jobtitler. Vær specifik og kortfattet i din faglinje. For eksempel kan "slutningen af semester" som emnelinje betyde noget for modtageren. I stedet skal du bruge noget som "Nye arkiveringsprocesser inden udgangen af semesteret".
-
Giv et kort resumé af, hvad notatet handler om i åbningssegmentet. Formålet med åbningstråden er at gøre det klart for modtageren, hvorfor de modtager notatet og hvorfor de burde læse dokumentet. Hold åbningssegmentet i et kort afsnit.
-
Tilføj en sammenhæng, der beskriver problemet, begivenheden, omstændigheden eller sammenhængen i notatet. Konteksten kan være åbnings sætningen i dit næste afsnit ("På grund af forvirringen relateret til arkiveringsprocedurerne i sidste semester ...") eller et komplet særskilt afsnit afhængigt af mængden af oplysninger, der kræves for at få alle modtagere at holde sig ajour.
Følg sammenhængen med opgavesegmentet, hvilket er den del af notatet, der beskriver, hvad der gøres for at løse problemet eller problemet ("Vi gennemfører nye arkiveringsprocedurer for næste semester ..."). Hold opgavesegmentet til en sætning eller et kort afsnit, afhængigt af problemets kompleksitet ved hånden.
-
Spørg opgaven tråd med en komplet diskussion, der giver yderligere detaljer og support. Diskussionsgruppen skal være den længste del af notatet og indeholder alle fakta og undersøgelser, der understøtter den anbefaling, der er udarbejdet af den. Advance med de mest relevante detaljer og styrker af beviser.
-
Afslut notatet med et kort lukkesegment, ikke mere end et afsnit, der på en høflig måde beskriver de handlinger, du ønsker, at memo-modtageren skal tage ("Begynd næste måned, følg de nye opbevaringsprocedurer. .. "). Fremhæv, hvordan modtageren vil få gavn ved at følge de handlinger, der er beskrevet i notatet ("Vi håber, at disse nye opbevaringsprocedurer vil spare din tid og reducere din arbejdsbyrde ...")
tips
- Vedhæft lister, grafik, artikler eller anden relevant kilde til dit notat. Tilføj en note til slutningen af notatet, hvis du indeholder vedhæftede filer, f.eks. "Vedhæftet: Ny opbevaringsprocedure."
- Hvis dette er dit første notat, skal en kollega eller en tilsynsførende gennemgå det for nøjagtighed og sørg for, at du ikke efterlader noget.
advarsel
- At sende et notat med den forkerte skrivning af navn, titel eller e-mail-adresse kan få kollegaer til ikke at tage notatet alvorligt og endda skade deres omdømme, hvis der er en gentagelse. Kontroller altid to gange for at få fuldstændig nøjagtighed, før du sender notatet.